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Nos conseils pour gagner du temps

Le manque de temps est un problème bien connu des professionnels de l’hôtellerie surtout les hôteliers indépendants. Les heures de travail sont souvent longues, mais cela ne suffit pas. Il faut parfois mettre une ou plusieurs tâches en attente, ou même faire l’impasse sur certaines d’entre elles.

Ces missions qui s’accumulent, et sans pouvoir être réalisées dans leur ensemble, génèrent stress et frustration. Néanmoins, ce manque de temps est loin d’être une fatalité. Il existe quelques solutions à mettre en pratique pour éviter d’être rapidement débordé par la gestion de son hôtel.

Toujours définir les objectifs et identifier les priorités 

La gestion d’un hôtel est loin d’être une tâche aisée. Les missions à remplir dans la journée sont nombreuses, entre la commercialisation, le suivi des ressources internes et la gestion du budget. Il s’agit d’un métier particulièrement prenant. Il requiert une organisation rigoureuse pour éviter de se sentir submergé. 

La première chose à faire dans ce cas est de fixer les objectifs que vous souhaitez atteindre. Ils peuvent être journaliers, hebdomadaires ou mensuels. Chacun d’eux se déclinera ensuite en une liste de tâches à faire.

En ayant des objectifs clairs, vous saurez quelle mission vous devez accomplir au quotidien. Vous éviterez ainsi de vous perdre.

Les objectifs retenus méritent également d’être organisés. L’idée est d’élaborer un programme bien structuré. Ceci permet de mettre en avant les missions urgentes, celles qui doivent être effectuées et celles qui peuvent être remises à plus tard. Vous pouvez en même temps supprimer les tâches inutiles ou qui peuvent être confiées à un collaborateur.

Savoir déléguer

Le partage des tâches vous aidera à améliorer votre productivité et celle de votre équipe. À condition toutefois de bien l’organiser et de choisir la bonne personne pour chaque mission. 

Pour que ce travail d’équipe se déroule comme il faut, commencez par relever les missions non stratégiques que vous pouvez déléguer. Vous devez ensuite trouver les personnes qualifiées à qui vous pouvez les laisser. Identifiez les membres de votre équipe qui possèdent les compétences nécessaires pour réaliser chaque mission. 

Une fois les personnes choisies et les tâches réparties, vous devez mettre à leur disposition les ressources nécessaires. Sans oublier les directives qui pourraient les aider.

Des échanges réguliers s’avèrent aussi utiles pour faire le point sur les réalisations et les éventuelles difficultés rencontrées. Il est important d’accompagner l’équipe et d’être à son écoute. De nombreux managers hésitent à déléguer par peur et par manque de confiance. Une communication permet toutefois d’y remédier. 

La communication favorise la compréhension mutuelle. Vous pouvez alors expliquer vos attentes et les objectifs à atteindre à vos collaborateurs. Ces derniers peuvent aussi aller vers vous pour les problèmes auxquels ils font face. C’est l’assurance de pouvoir avancer vers les résultats recherchés.

Réponses aux avis automatisées
Bien gérer son temps

S’appuyer sur la technologie pour augmenter sa productivité dans un hôtel

Il existe sur le marché une multitude de solutions conçues pour les professionnels de l’hôtellerie. Elles vous feront gagner du temps et vous permettront d’optimiser la productivité. En voici quelques-unes d’entre elles.

Les PMS (Property management system)

Un property management system, ou système de gestion des établissements en français, est un outil incontournable dans le domaine de l’hôtellerie. Il a été conçu à l’origine pour remplacer le travail sur papier ou sur un tableau Excel. Il permettait ainsi de gérer les fonctions liées à la réception telles que les réservations, la tarification et la facturation, l’enregistrement des arrivées et des départs.

Ses fonctionnalités ont évolué avec le temps et ces outils intègrent aujourd’hui d’autres services liés à la gestion hôtelière. Il vous permet entre autres de gérer la restauration, les évènements et les réservations de groupe et même l’entretien et les travaux de maintenance

La performance et l’étendue des fonctionnalités dépendent du logiciel choisi. Vous pouvez opter pour des solutions avec les services de base. Ou investir dans une technologie plus sophistiquée aux multiples fonctionnalités.

Les solutions de commercialisation 

Les canaux qui permettent de faire la promotion d’un hôtel sont nombreux. Encore faut-il trouver le bon prix pour commercialiser ses chambres et attirer la clientèle. Pour cela, nul besoin de faire des calculs et des études de plusieurs heures. Adoptez plutôt un channel manager ou gestionnaire des canaux.

Cet outil vous sera utile de différentes manières. D’abord, il vous aidera à ajuster vos tarifs en tenant compte des caractéristiques de votre hôtel et des offres sur le marché. Il enregistre en effet les données concernant votre établissement : l’emplacement, le prix, la fréquentation, etc. Il analyse également le marché et la concurrence à votre place. Les informations collectées permettent à son algorithme de proposer le prix le plus juste.

Et ce n’est pas tout. Le channel manager vous sera d’une aide précieuse si vous êtes présent sur plusieurs plateformes en ligne comme Trivago, Booking ou Expedia. Il va automatiquement mettre à jour les offres sur les sites de réservation et les comparateurs en ligne. Il s’alignera donc sur le nouveau tarif que vous avez mis en place. 

À tout ceci s’ajoute une fonction pour la gestion des chambres. Une fois une chambre réservée sur une plateforme, elle sera considérée comme indisponible sur les autres. Votre gestionnaire de canaux s’occupe de le faire à votre place.

Enfin, il s’agit d’un indispensable pour définir une stratégie marketing efficace sur le long terme. En effet, l’outil mettra à votre disposition les données concernant les habitudes de vos clients et les comportements de réservation. Elles vous permettront de personnaliser vos actions marketing et commerciales.

Restez alerter

Les outils de gestion de l’e-réputation

Une partie des ventes dans l’hôtellerie se fait désormais via les canaux digitaux. De même, l’image de marque se construit à travers ce qui se dit sur le Web. Raison pour laquelle il est crucial d’entretenir son e-réputation. 

Pour gagner du temps, il est vivement recommandé d’utiliser des outils dédiés. Google Alerts fait  partie des plus connus. Cette plateforme de veille gratuite vous envoie des notifications pour les publications qui font mention de votre établissement. Elle ne suit cependant que les sites et les blogs.

En complément, vous pouvez utiliser des solutions comme Alerti / Visibilishop pour collecter les avis clients ou Agorapulse pour suivre les publications sur les réseaux sociaux. Grâce à ces outils, vous serez informés en temps réel et pourrez réagir immédiatement pour préserver votre réputation. Ils vous garantissent en outre un gain de temps inestimable puisqu’ils réunissent toutes les publications sur une seule plateforme.

Review, votre assistant pour gérer les avis clients

Répondre aux avis clients est un moyen d’entretenir la relation avec eux et vous permet de les fidéliser. Il faut répondre aux avis qu’ils soient positifs ou négatifs. La réponse témoigne en effet de l’attention que vous portez à l’égard de vos visiteurs.

La tâche peut être chronophage au vu du nombre de plateformes qui génèrent ces avis. Pour optimiser leur gestion, vous pouvez donc ajouter Review à votre solution de collecte d’avis

Review est un assistant intelligent capable de répondre aux commentaires de vos clients à votre place. Il vous suffit de renseigner l’avis sur l’interface. Une réponse sera proposée automatiquement. Elle est personnalisée selon le contenu du feedback et le ressenti du client, Review peut les comprendre grâce à l’intelligence artificielle.

Cet outil vous propose des traductions des avis de 24 langues différentes. Les hôteliers qui se sont servis ont fait leur retour et gagnent jusqu’à 24 heures chaque mois. Vous pouvez l’essayer avec la version gratuite. Sans oublier de nous partager à votre tour comment il vous a permis d’améliorer votre productivité.

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